4 טיפים לקבלת מענה כשלא עונים לכם בטלפון
כולנו נתקלים במקרים בהם לא ניתן לקבל מענה לפנייתנו, באין אם הפניה מתבצעת לעסק, חברה, מוסד, גוף ממשלתי, בין אם אמצעי הפניה הוא הטלפון או אם זה באמצעות אתר אינטרנט, צ'אט, דוא"ל וכדומה.
במקרים דחופים או חשובים זה אף יוצר תסכול רב להתקל בחוסר מענה או התעלמות.
כדי לזרז את תהליך קבלת המענה לפנייתכם ולעזור להימנע מהתסכול הכנו עבורכם מספר טיפים יעילים לקבלת מענה מהיר.
1. היו מגוונים
לעתים אנו פועלים בדפוס התנהגות שחוזר על עצמו בלי לשים לב, לדוגמה, מתפנים לסידורים רק בהפסקת הצהריים בעבודה, או מחייגים תמיד מאותו מספר.
בכדי לשפר את סיכוייכם לקבל מענה טלפוני נסו לשנות הרגלים.
התקשרו בשעות שונות, ייתכן והמקום אליו אתם מתקשרים לא פעיל בדיוק במועד בו אתם מנסים באופן קבוע.
בנוסף נסו להתקשר מחסום ואף נסו ממספרים שונים ביניהם מספר קווי או סלולרי, לעתים מספר טלפון מתוייג כספאם וייתכן שמספרכם חסום מסיבה כזאת או אחרת בפניה לאותו גוף.
2. צרו קשר באמצעים נוספים לטלפון
באין מענה לשיחת הטלפון, וביתר שאת כאשר אין מענה למספר שיחות טלפון לשירות לקוחות, למוקד טלפוני או לכל גוף ועסק יש דרכים נוספות להתמודד עם הסיטואציה.
ראשית ניתן להשאיר הודעה כתובה באחת המדיות בבקשה שיחזרו אליכם, שליחת הודעת דוא"ל, שליחת הודעה בעמוד יצירת קשר באתר האינטרנט, באפליקציה, בצ'אט של רשתות חברתיות כמו פייסבוק, טיק טוק, טוויטר ואינסטגרם, בתוכנות מסרים כמו ווטסאפ וטלגרם, לא עליהו באין ברירה כדאי אף לשלוח פקס.
לחלק מהחברות ישנו שירות השארת הודעות קולי או מוקלט, גם שם כדאי לנסות את מזלכם.
ואם כל זה לא עזר, כדאי לחזור לבסיס ולשלוח מכתב במעטפה עם בול.
כשאתם פונים בכתב זכרו לפרט ככל הניתן את פנייתכם, לציין מספר פנייה או כל אסמכתא אחרת ולהיות ברורים בשאלותיכם ובקשותכם כדי לחסוך התכתבויות חוזרות ונשנות.
3. נסו לגשת פיזית לעמדת קבלת שירות
חפשו את הכתובת הפיזית של מי שאתם צריכים ליצור איתו קשר, נווטו ליעד עם גוגל מפות או וויז ונסו לקבל מענה פנים אל מול פנים.
כמובן שבמידת האפשר נסו לקבוע תור, אבל אם לא ענו לפנייתכם טלפונית, לרוב לא יהיה כיצד לקבוע תור.
כאשר תגיעו למקום תבעו לקבל מענה ושירות, הגיעו עם כל המסמכים הרלוונטיים או הפרטים הנלווים הנדרשים אם יש כאלה.
4. היעזרו בחוכמת ההמונים
האזרח הקטן, הצרכן הפשוט לפעמים מוצא עצמו חסר אונים מול התעלמות, בירוקרטיה לא הגיונית וחוסר מענה.
כלי אפקטיבי להתמודדות היא פניה ציבורית ברבים.
בהתחלה בדקו בקהילה והמשפחה שלכם, שאלו אם מישהו יכול לעזור (בישראל קשרים תמיד עוזרים).
לאחר מכן נסו לכתוב במפומבי, פוסט ברשת חברתית כמו פייסבוק או אינסטגרם יכול להגיע למישהו שיכול לעזור.
פרטו בו את סיפור המקרה ואת הצורך שלכם בעזרה, הקפידו להתנסח ברהיטות ובאדיבות שכן לעתים עלול להיות אפקט הפוך אם הפוסט שלכם ייתפס כטרחני או קנטרני.
לבסוף שמרו על זכויותיכם ע"י פניה לגופים אובייקטיביים כמו המועצה הישראלית לצרכנות או הרשות להגנת הצרכן וסחר הוגן והגישו תלונה רשמית.